Faire des entretiens professionnels des rencontres à impact

Nous avons tous (ou presque) déjà eu affaire aux entretiens professionnels. Ces entretiens ont-ils joué un rôle clé dans notre carrière et développement professionnel ? Malheureusement, pour beaucoup, la réponse à cette question sera “non”. Car pour beaucoup d’entreprises, ces entretiens sont encore perçus comme une contrainte administrative, et non comme une opportunité à part entière de fidélisation des équipes et de croissance ! Dans cet article, nous allons voir pourquoi les entretiens professionnels devraient être au coeur de votre stratégie RH, et comment les transformer en rencontres à impact pour votre organisation !

Le cadre légal des entretiens professionnels

L’entretien professionnel est obligatoire pour toutes les entreprises françaises depuis la loi n°2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle. Cet entretien est consacré “aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.”

• Fréquence : Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans pour chaque salarié. Il vise à faire le point sur la progression de la carrière du salarié et sur ses perspectives d’évolution au sein de l’entreprise.
• Entretiens supplémentaires : En plus de l’entretien professionnel tous les deux ans, des entretiens spécifiques doivent être réalisés en cas de reprise d’activité après un congé parental, un congé de maternité, une période de mobilité, etc.
• Compte personnel de formation (CPF) : L’entretien professionnel est l’occasion de faire le point sur les droits acquis au titre du CPF du salarié.
• Obligation de formation : L’employeur doit s’engager à mettre en œuvre les actions de formation nécessaires pour permettre au salarié d’atteindre les objectifs fixés lors de l’entretien professionnel. Il doit également s’assurer que le salarié a effectivement bénéficié de ces actions de formation.
• Sanctions : En cas de non-respect des obligations en matière d’entretien professionnel, l’employeur peut être soumis à des sanctions financières. Par exemple, il peut être tenu de contribuer au financement du CPF du salarié.
• Conservation des documents : L’employeur est tenu de conserver les comptes-rendus des entretiens professionnels, ainsi que tout document lié, pendant une durée limitée.

Un entretien dédié au développement professionnel

L’entretien professionnel a pour objectifs principaux d’examiner les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, d’identifier ses besoins en formation, et de discuter des actions à mettre en place pour favoriser son employabilité.

Plusieurs sujets différents peuvent être abordés lors des entretiens professionnels :

• les compétences maîtrisées par le collaborateur et celles qui pourraient être développées.
• les besoins et projets de l’entreprise sur lesquels le collaborateur peut se positionner, son projet professionnel,
• ses souhaits d’évolution, de formation ou de changement professionnel (mobilité par exemple),
• les éventuels points bloquants afin de proposer des actions pour y remédier.

Les entretiens professionnels sont donc une opportunité unique de co-construire avec vos collaborateurs des parcours professionnels qui soutiennent les ambitions de carrière de vos salariés, tout en étant au service de vos projets d’entreprise.

C’est également l’occasion pour vos collaborateurs de se saisir d’opportunités de développement de carrière qui amélioreront leur employabilité, mais aussi leur engagement envers votre entreprise.

94% des employés resteraient plus longtemps dans leur entreprise si celle-ci investissait dans leur carrière. L’accompagnement de carrière est un enjeu phare pour attirer et fidéliser les talents, et ainsi permettre à votre organisations de mener à bien ses projets et atteindre ses objectifs. Les entretiens professionnels sont l’occasion d’aborder le sujet du développement de carrière avec vos collaborateurs et d’ouvrir la discussion !

Malheureusement, encore beaucoup d’entreprises passent à côté du potentiel opérationnel de ces rencontres bi-annuelles et se cantonnent à leur rôle administratif. Dans la suite de cet article, nous allons vous partager quelques bonnes pratiques pour vous aider à faire de vos entretiens professionnels des rencontres à succès. Mais d’abord, nous allons vous donner trois bonnes raisons de faire de ce sujet votre priorité :

1. Les entretiens professionnels sont obligatoires : Dans tous les cas, vous allez devoir réaliser ces entretiens. Alors, dans un souci d’efficacité opérationnelle et d’optimisation des rencontres avec vos collaborateurs, autant faire de cette obligation une rencontre à impact !
2. Un format personnalisable : Si ces rencontres sont obligatoires, leur format est tout à fait personnalisable ! Vous pouvez ainsi facilement vous les appropriez et en faire une étape à part entière de votre parcours collaborateur, qui va venir rythmer l’expérience de vos salariés dans votre entreprise.
3. Un levier concret pour l’engagement collaborateur : Ces entretiens sont l’opportunité d’agir très concrètement pour adopter une posture de HR-Coach au service du développement de carrière des équipes – et donc de leur engagement.

Sans plus tarder, voici nos 8 recommandations pour réussir vos entretiens professionnels et en faire de réelles rencontres à impact !

1. Encrez les entretiens professionnels dans une réelle dynamique de développement de carrière

Dans votre organisation, abordez-vous les entretiens professionnels comme une obligation légale ou comme un réel levier d’accompagnement des collaborateurs ? Pour que ces rencontres soient réussies, il faut déjà que les équipes RH y croient, et mettent les moyens et l’énergie pour transformer cette exercice en opportunité. Assurez-vous que les entretiens soient perçus comme un véritable exercice d’accompagnement des collaborateurs, et qu’ils soient complétés de mesures opérationnelles concrètes telles que des plans de formation, des opportunités de mobilité interne, des solutions de coaching de carrière, etc. Ces entretiens ne porteront pas leurs fruits si vous n’y croyez qu’à moitié !

2. Communiquez sur l’intérêt et l’importance de ces rencontres

Si vous vous contentez d’un email d’invitation à vos collaborateurs pour leur entretien professionnel, ces derniers risquent de percevoir cette démarche comme une simple formalité administrative, et risquent donc de bâcler l’exercice sans y accorder d’importance. Il serait préférable de prévoir une campagne de communication interne à part entière pour expliquer l’intérêt et l’importance de cette rencontre ! Vous pouvez expliquer le contenu même de l’entretien, donner des conseils à vos salariés pour bien s’y préparer, et expliquer que ces entretiens sont un espace privilégié pour aborder les projets de développement carrière.

3. Donnez les moyens à vos collaborateurs de bien se préparer à leur entretien

Si les collaborateurs ne se préparent par en amont à cet exercice, il y a de grande chance qu’ils adoptent une attitude passive et qu’ils soient peu moteurs des échanges. Non pas par mauvaise volonté, mais parce que ces entretiens nécessitent un minimum de connaissance et de marketing de soi pour porter leurs fruits ! En proposant Jobmaker à vos collaborateurs en amont des entretiens, vous leur donnez un outil qui va les aider à mieux se connaître, à identifier leurs projets et ambitions, et à apprendre à en parler de manière impactante. Ainsi, vos salariés se présentent en entretien avec une posture d’offreurs de compétences et des premières réflexions qui vont alimenter les échanges et faciliter l’accompagnement de carrière.

4. Formez les personnes qui vont menées les entretiens professionnels

Les entretiens peuvent aussi bien être menés par l’employeur, que le manager, ou un membre des ressources humaines … Assurez-vous que la personne qui mène les entretiens soit bien formée à cet exercice et qu’elle en comprenne les enjeux. Il est recommandé que les entretiens soient menés par une personne munie d’une grande capacité d’écoute et familiarisée avec les ambitions de l’entreprise et le dispositif de développement des compétences. Il est également nécessaire de se renseigner en amont des possibilités de formation et de développement de carrière en place dans votre organisation, afin que les échanges reposent sur des options réalisables et facilement actionnables.

5. Instaurez un climat de confiance et d’écoute active

Les sujets abordés lors de l’entretien professionnel sont loin d’être anodins, surtout pour le collaborateur, il est donc important de les adresser avec sérieux et empathie. Pour cela, essayez d’aller au-delà de la relation évaluateur / évalué, en adoptant une approche authentique et ouverte. Pour mettre le collaborateur à l’aise dans cet exercice et l’inciter à partager ses réflexions, nous vous recommandons de briser la glace avec des sujets plus légers en début d’échange, puis d’adresser progressivement les sujets plus sérieux qui nécessitent davantage d’introspections et de confiance. D’où l’importance d’une trame des échanges réfléchie !

6. Prévoyez une trame aboutie des échanges

Comme énoncé précédemment, il est important d’établir une trame des échanges construite en entonnoir, qui va venir aborder des sujets plus larges en premier et s’orienter progressivement vers les thèmes les plus techniques. Nous vous recommandons également d’alterner les questions ouvertes, qui vous permettre au collaborateur de s’exprimer, et les questions fermées pour récupérer des données quantitatives.

7. Privilégiez un format court et optimisé

Le risque avec une trame qui comporte trop de questions, est que vous allez probablement balayer certains sujets ou ne pas avoir le temps d’en aborder certains. Cela risque d’alourdir les échanges et vous faire passer à côté de l’objectif même de cet entretien : vous serez davantage concentré sur l’importance d’aborder tous les points en temps, que de creuser les sujets qui nécessitent de plus amples discussions. Il est donc recommandé de privilégier des questions bien ciblées qui vont permettre aux collaborateurs d’apporter plus de détail dans ses réponses. Il faut aussi que le format donne envie aux salariés de se prêter au jeu, une liste interminable de questions risque plutôt de les faire fuir …

8. Assurez un suivi des sujets abordés

Faire miroiter des opportunités aux collaborateurs et ne rien proposer par la suite, ou comment rompre le lien de confiance et assurer le désengagement de vos salariés. Si les entretiens professionnels sont un moment clé pour recueillir les ambitions de carrière de vos équipes, veillez à ne pas faire de fausses promesses et à être au rendez-vous des différentes actions énoncées lors des échanges. Pour chaque point abordé, il est recommandé d’expliquer clairement au salarié quelles sont les prochaines étapes, et d’assurer un suivi opérationnel rigoureux (que ce soit pour apporter des informations complémentaires, pour l’orienter vers d’autres interlocuteurs, etc). Si vos entretiens sont réussis et sont porteurs de projets de développement de carrière, les salariés auront de grandes attentes sur ce que vous leur proposerez par la suite, soyez au rendez-vous !